Spracovanie osobných údajov

Spracovanie osobných údajov

Toto Memorandum o ochrane osobných údajov (ďalej len "Memorandum") vypracovala spoločnosť TOURIST CENTER s.r.o. za účelom informovať Vás o tom, aké osobné údaje spracúvame, prečo ich spracúvame, ako s nimi nakladáme, ako nás môžete kontaktovať vo veci Vašich osobných údajov, ako môžete podávať žiadosti týkajúce sa Vašich osobných údajov a uplatňovať iné práva a informovať Vás o všetkom, o čom Vás na základe platnej legislatívy máme oboznámiť. Týmto Memorandom si kladieme cieľ vysvetliť Vám všetky otázky, ktoré sa týkajú spracúvania a ochrany osobných údajov zo strany našej spoločnosti, a to čo najprehľadnejším a najzrozumiteľnejším spôsobom.

Spoločnosť TOURIST CENTER s.r.o.., Michalska 12, 81103 Bratislava IČO: 50790188, (ďalej len „prevádzkovateľ“) v súlade s čl. 13 NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, poskytuje dotknutým osobám nasledovné informácie o spracúvaní osobných údajov. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb v informačnom systéme, (s výnimkou údajov získavaných z GPS monitorovacích zariadení, ktoré sú spracúvané v osobitnom informačnom systéme prevádzkovateľa.

Čo sú osobné údaje?

Osobné údaje sú údaje, prostredníctvom ktorých je možné identifikovať konkrétnu fyzickú osobu. Právnických osôb sa ochrana osobných údajov netýka (môže sa ale samozrejme týkať fyzických osôb konajúcich v mene právnickej osoby). Osobné údaje sú údaje, z ktorých je možné identifikovať nejakú konkrétnu fyzickú osobu, pričom nemusí ísť len o samostatné údaje identifikujúce danú osobu (napr. meno + priezvisko, rodné číslo, biometrické údaje), ale aj iné údaje, z ktorých samotných síce nie je možné konkrétnu fyzickú osobu identifikovať, ale spolu s jedným alebo viacerými ďalšími údajmi už áno (napr. dátum narodenia spolu s adresou trvalého pobytu). Medzi osobné údaje patria, resp. môžu patriť, okrem mena, priezviska, dátumu narodenia, rodného čísla, čísla občianskeho preukazu alebo iného dokladu (napr. číslo vodičského preukazu), čísla pasu, aj IČO, DIČ, IČ-DPH, telefónne číslo, emailový kontakt, adresa trvalého alebo prechodného pobytu, kontaktná adresa, IP adresa, pridelené klientske číslo / číslo zákazníka, videozáznamy, audiozáznamy, fotografie, biometrické údaje (napr. odtlačky prstov), lokalizačné údaje, atď. Neexistuje kompletný zoznam osobných údajov, pričom to ani nie je možné vzhľadom na skutočnosť, že konkrétny údaj za určitých okolností (v určitých podmienkach, u niektorých subjektov, atď.) ešte nemusí identifikovať konkrétnu osobu, ale za iných okolností už môže. Fyzické osoby, ktorých sa osobné údaje týkajú, sa považujú za tzv. "dotknuté osoby". V našom prípade dotknutými osobami sú naši zákazníci, ktorí sú fyzickou osobou a štatutári právnických osôb, ktoré menom právnickej osoby s nami uzavreli zmluvu, príp. iné fyzické osoby, ktoré náš zákazník splnomocnil k uskutočňovaniu niektorých úkonov a oprávnení (napr. k vstupu do dátového centra TOURIST CENTER, splnomocnil k podpisu zmluvy, atď.). Naša spoločnosť spracúva osobné údaje fyzických osôb len v nevyhnutnom rozsahu a v súlade s príslušnou legislatívou. Rozsah, t. j. ktoré konkrétne osobné údaje spracovávame, je daný najmä zmluvou uzavretou s našim zákazníkom a povahou služby v nej dohodnutou (zákaznícka zmluva), našim oprávneným záujmom a príp. aj samotným súhlasom dotknutej osoby.

Ktoré osobné údaje musíme alebo môžeme spracúvať?

Pri uzatváraní každej zmluvy so zákazníkom musí každá zmluva so zákazníkom obsahovať o. i. aj nasledujúce údaje, ktoré sa týkajú osobných údajov zákazníkov:

• meno, priezvisko, dátum narodenia a adresu trvalého pobytu, ak ide o zákazníka - fyzickú osobu,

• obchodné meno, miesto podnikania, IČO (príp. iné rovnocenné číslo pridelené v inom štáte EÚ) ak ide o fyzickú osobu - podnikateľa

• osobu alebo osoby splnomocnené konať v mene fyzickej osoby (t. j. splnomocnenci zákazníkov - fyzických osôb) alebo právnickej osoby (splnomocnenci a štatutári) a informácie nevyhnutné na efektívny kontakt s týmito osobami (t. j. väčšinou telefónny a emailový kontakt),

Za účelom overenia poskytnutých údajov máme oprávnenie požadovať od zákazníkov alebo ich splnomocnených zástupcov pri uzatváraní zákazníckej zmluvy predloženie dokladu totožnosti a oprávnenia k vedeniu motorových vozidiel. Preto pri uzavretí zmluvy s našou spoločnosťou môžete byť našimi pracovníkmi požiadaní o predloženie Vášho občianskeho preukazu (príp. pasu alebo iného dokladu totožnosti), ktorí si ho môžu prípadne aj skopírovať. Takisto budete požiadaní, aby ste nám uviedli všetky údaje, ktoré musia byť obsiahnuté v našej zmluve (viď vyššie). Dôvodom tejto požiadavky tak nie je nedôvera alebo zbytočné zaťažovanie našich zákazníkov, ale povinnosť, ktorú si TOURIST CENTER musí splniť zo zákona. Ak nám tieto údaje nebudú poskytnuté, nemôžeme s Vami uzavrieť zmluvu o prenájme vozidla.

Emailová adresa a telefónne číslo zákazníkov sú ďalšie údaje, ktoré potrebujeme vedieť pre účely plnenia našej zmluvy a efektívneho kontaktu so zákazníkmi. Účel spracúvania týchto údajov tak je povinnosť ich získavať a uchovávať za účelom efektívneho kontaktu (viď vyššie), plnenie povinností vyplývajúcich z našej zmluvy v rámci komunikácie resp. plnenia základného predmetu Zmluvy a samozrejme aj oprávnené záujmy našej spoločnosti spočívajúce v záujme udržiavať pravidelný kontakt so zákazníkmi (zlepšovať služby, poskytovať zľavy a akcie, ponúkať služby a tovary v rámci priameho marketingu, atď.).

Na aký účel spracúvame Vaše osobné údaje?

Osobné údaje nezískavame od tretích strán, ale iba od Vás - našich zákazníkov, preto je dôležité, aby ste nám poskytli správne a aktuálne osobné údaje.

Medzi účely, pre ktoré získavame a spracúvame Vaše osobné údaje, patria:

• identifikácia a overenie identifikačných údajov našich zákazníkov, príp. ich splnomocnených zástupcov;

• uzatváranie zmlúv so zákazníkmi a ich následné plnenie;

• dodanie služby;

• zmeny a ukončovanie zmlúv;

• efektívny a flexibilný kontakt so zákazníkmi

• bezpečnosti, ochrany majetku a finančných zdrojov

• fakturácia, vrátane doručovania elektronických faktúr na emailové adresy zákazníkov;

• prijímanie a evidencia platieb, neuhradených pohľadávok, postupovanie pohľadávok;

• ochrana oprávnených záujmov spoločnosti TOURIST CENTER (uvedené nižšie v bode V. písm. e) tohto Memoranda);

• ochrana majetku našich zákazníkov a našej spoločnosti;

Na akom právnom základe (z akého titulu) môžeme spracúvať Vaše osobné údaje?

TOURIST CENTER, tak ako každý iný subjekt, môže spracúvať osobné údaje fyzických osôb z viacerých právnych základov, čím sa rozumejú formálne tituly (dôvody a oprávnenia) k spracúvaniu osobných údajov. Aby spracúvanie údajov bolo legálne, stačí, aby boli osobné údaje spracúvané aspoň na základe jedného z nasledujúcich základov. Samozrejme je možné (a v našom prípade je to skôr pravidlom), aby jeden osobný údaj bol spracúvaný na základe viacerých právnych základov.

Právnym základom, na základe ktorého môžeme spracúvať Vaše osobné údaje, sú:

a) Súhlas dotknutej osoby aspoň na jeden konkrétny účel.

Ak nám dáte, resp. ste udelili, súhlas so spracúvaním Vašich osobných údajov, sme oprávnení ho spracúvať. Tento súhlas nemusí byť len v písomnej forme. Môže byť udelený napr. v uzavretej zmluve, na samostatnom dokumente zakliknutím políčka na webovej stránke, atď.

b) Je to nevyhnutné pre plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, príp. na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby.

Veľká časť Vašich osobných údajov je spracúvaná okrem iného aj z dôvodu, že sú nevyhnutné pre plnenie našej zmluvy a jednotlivých oprávnení a povinností, ktoré nám alebo Vám zo zmluvy (vrátane príslušných VOP) vyplývajú. Veľa informácií týkajúcich sa poskytovanej služby si máme navzájom, v záujme zjednodušenia a urýchlenia, oznamovať prostredníctvom emailu alebo telefonicky (doručovanie elektronických faktúr, nahlasovanie plánovaných servisov, reklamácie, nahlasovanie porúch, atď.) - preto potrebujeme Vašu emailovú adresu a telefónny kontakt. A nakoniec, aby vôbec mohla byť zmluva platne uzavretá, musia byť zmluvné strany dostatočne určito identifikované.

V prípade spracúvania Vašich osobných údajov na základe plnenia našej zmluvy, nie je Váš osobitný súhlas so spracúvaním osobných údajov potrebný, resp. relevantný. Uzavretím nájomnej zmluvy bolo založené oprávnenie a spravidla aj povinnosť našej spoločnosti príslušné osobné údaje spracúvať a uchovávať.

c) Je to nevyhnutné na ochranu Vášho života, zdravia alebo majetku alebo inej fyzickej osoby

V prípade, ak je to nevyhnutné na ochranu Vášho majetku alebo majetku iných fyzických osôb, môžeme spracúvať Vaše osobné údaje na základe tohto samotného dôvodu, aj bez osobitného súhlasu.

d) Je to nevyhnutné pre účely oprávnených záujmov našej spoločnosti alebo tretej strany

Niektoré osobné údaje spracúvame aj z dôvodov, ktoré sú pre našu spoločnosť dôležité, aby sme mohli ako prenajímateľ poskytovať služby našim zákazníkom v čo najvyššej kvalite, zachovali a rozvíjali dobré vzťahy a komfort našich zákazníkov a súčasne mohli byť naše nároky primerane ochránené. Kladieme si za cieľ chrániť aj záujmy a komfort našich zákazníkov, čo v konečnom dôsledku pri dobrom vzťahu so zákazníkmi bude znamenať aj náš oprávnený záujem. Medzi naše oprávnené záujmy tak patria:

• ochrana majetku našej spoločnosti a našich zákazníkov

• prevencia protiprávneho konania, bezpečnosť a odhaľovanie kriminality;

• ochrana peňažných a nepeňažných nárokov našej spoločnosti;

• ochrana zdravia – bezpečnosť na cestách našich zákazníkov a ich zamestnancov

• efektívna a rýchla komunikácia so zákazníkmi;

• udržiavanie pravidelného kontaktu a starostlivosti so zákazníkmi a zvýšenie ich celkového komfortu;

• možnosť ponúknuť zákazníkom výhodnejšie služby, zľavy a akcie týkajúce sa služieb.

V prípade spracúvania Vašich osobných údajov uvedených na základe právnych základov uvedených pod písmenami b) až e) vyššie, nie je Váš osobitný súhlas so spracúvaním osobných údajov potrebný, resp. relevantný. Ak by ste odvolali súhlas so spracúvaním Vašich osobných údajov, resp. by ste požiadali o výmaz osobných údajov, ktoré máme povinnosť alebo právo spracúvať napr. podľa osobitných právnych predpisov, za účelom plnenia našej zákazníckej zmluvy, na ochranu záujmov našej spoločnosti či ostatných zákazníkov, nie je takýto úkon účinný a môžeme predmetné osobné údaje spracúvať aj naďalej v uvedenom rozsahu a pre stanovené účely.

Komu môžeme Vaše osobné údaje poskytnúť (príjemcovia osobných údajov)?

Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté nasledujúcim kategóriám príjemcov či iných subjektov:

a) Orgány činné v trestnom konaní a súdy (v Slovenskej republike či zahraničí), iné orgány štátu v zmysle § 55 ods. 6 ZoEK v Slovenskej republike či zahraničí (napr. ozbrojený bezpečnostný zbor, ozbrojený zbor a štátny orgán, ktorý v rozsahu ustanovenom osobitnými predpismi plní úlohy na úseku ochrany ústavného zriadenia, obrany štátu, vnútorného poriadku, bezpečnosti štátu a správy daní),

b) Advokáti (advokátske spoločnosti) a exekútori.

Ako každý podnikateľský subjekt, aj naša spoločnosť má záujem na tom, aby jej bolo za jej služby riadne a včas zaplatené. V rámci agendy vymáhania pohľadávok môžu byť Vaše identifikačné údaje uvedené na zákazníckej zmluve, preberacích protokoloch a faktúrach, sprístupnené advokátom a následne exekútorom. Pripomíname, že ako advokáti, tak aj exekútori, sú v zmysle zákonov upravujúcich ich činnosť viazaný zákonnou povinnosťou mlčanlivosti. V rámci vymáhania pohľadávok samozrejme môžu byť osobné údaje sprístupnené aj súdom (to spadá aj pod písm. b) vyššie).

c) Účtovníci, daňoví poradcovia a audítori našej spoločnosti.

V rámci vedenia účtovníctva a povinnosťou vykonávať audit našej spoločnosti odovzdávame faktúry externým subjektom; z tohto dôvodu môžu byť osobné údaje uvedené na faktúrach odovzdané tejto skupine prijímateľov. Vo výnimočných prípadoch môžu byť v rámci kontroly odovzdané týmto subjektom aj zákaznícke zmluvy za účelom kontroly výšky a správnosti fakturácie; v tom prípade sa im sprístupnia aj údaje na našej zmluve.

d) Nadobúdatelia pohľadávok, na ktorých naša spoločnosť postúpi pohľadávky.

V prípade existencie neuhradených pohľadávok voči zákazníkom má naša spoločnosť právo realizovať jej právo postúpiť tieto pohľadávky v zmysle § 524 a nasl. Občianskeho zákonníka na tretiu osobu, ktorá by tieto pohľadávky po dlžníkoch ďalej vymáhala. Dôvodom postúpenia pohľadávok z našej strany je najmä zníženie administratívnej záťaže spojenej so súdnym či mimosúdnym vymáhaním pohľadávok a zlepšenie cashflow. Aby nadobúdateľ mohol úspešne tieto pohľadávky ďalej vymáhať, musí mať k dispozícii účtovné, zmluvné a iné dokumenty a podklady, ktoré následne môže využiť napr. ako dôkaz v súdnom konaní. Preto napríklad osobné údaje na zmluvách, preberacích protokoloch, faktúrach, ako aj údaje o platbách zákazníkov, môžu byť nadobúdateľom odovzdávané v rámci agendy postupovania pohľadávok na tretie osoby.

e) Dodávatelia servisných a iných služieb pre Dodávateľa (subdodávatelia).

Asi ako každá spoločnosť, aj TOURIST CENTER poskytuje časť služieb pre zákazníkov prostredníctvom svojich subdodávateľov. Dôvodom je nielen znižovanie nákladov a teda aj konečných cien pre našich zákazníkov, ale aj zlepšenie rýchlosti a kvality poskytovaných služieb. Napríklad pravidelná starostlivosť o zákazníkov, vrátane činností spočívajúcich napr. s pravidelným hodnotením kvality našich služieb, zabezpečenie non-stop servisu / hotline, môže byť vykonávaná prostredníctvom našich partnerov. Takisto aj v miestach, kde by poskytovanie požadovanej služby potenciálnym zákazníkom nebolo možné len prostredníctvom našej spoločnosti (napr. z dôvodu nepokrytia daného miesta), môže TOURIST CENTER využiť k poskytnutiu (časti) týchto služieb niektorého z našich partnerov. Všetky údaje, ktoré sú našim partnerom/subdodávateľom poskytované, sa poskytujú len v nevyhnutnom rozsahu a týkajú sa výlučne poskytovania služieb príslušným zákazníkom pre účely zabezpečenia riadneho plnenia našej zmluvy so zákazníkom.

Prosím berte na vedomie, že nie všetky osobné údaje sa poskytujú všetkým kategóriám príjemcov uvedeným vyššie. Naopak, naša spoločnosť ich udeľuje týmto príjemcom len v nevyhnutnom rozsahu, iba ak pre to nastanú relevantné dôvody a len k splneniu nevyhnutného účelu. Vo väčšine prípadov sa stáva, že osobné údaje nie sú poskytnuté žiadnemu z vyššie uvedených príjemcov (s výnimkou účtovníkov, ktorí spracúvajú faktúry).

Ako dlho spracúvame Vaše osobné údaje?

Osobné údaje budú našou spoločnosťou spracúvané len na nevyhnutnú dobu a v prvom rade vždy po dobu stanovenú platnými právnymi predpismi. Tak napríklad osobné údaje uvedené na faktúrach budú uchovávané našou spoločnosťou po dobu 10 rokov po skončení roka, ktorého sa faktúry týkajú a to z dôvodu príslušných ustanovení zákona o účtovníctve, ktoré upravujú dĺžku povinného uchovávania účtovných dokladov (uvedená dĺžka 10 rokov platí aj pre neplatcov DPH). Nakoľko faktúry vystavujeme podľa údajov uvedených v zákazníckej zmluve, budeme aj zákaznícku zmluvu uchovávať minimálne po dobu účtovných dokladov, ktoré sa jej týkajú. Dĺžka spracúvania osobných údajov závisí od právneho základu, na ktorom ich TOURIST CENTER spracúva a od účelu, pre ktorý osobné údaje TOURIST CENTER spracúva. Osobné údaje spracovávané výlučne na základe Vášho súhlasu (t. j. také osobné údaje, ktoré spracúvame výhradne na základe Vášho súhlasu a zo žiadneho iného právneho základu uvedeného vyššie v tomto Memorande) budeme spracúvať len po dobu udelenia Vášho súhlasu. U osobných údajov spracúvaných na základe ostatných právnych základov (mimo súhlasu je jedným z účelov a právnych dôvodov spracúvania, aj ochrana oprávnených záujmov našej spoločnosti ako napr. uplatnenie našich nárokov, najmä naše právo na účinné vymáhanie našich pohľadávok a samozrejme aj právo na našu účinnú právnu ochranu v prípade, ak tretie osoby vznesú proti našej spoločnosti akékoľvek nároky, - úhrada pokút, dopravné priestupky a pod.. . Záujmom našej spoločnosti je uchovať nielen samotné zmluvy, ale aj ostatné podklady, ktoré sa týkajú okolností poskytovania zazmluvnených služieb tak, aby sme s odstupom času v prípade vznesenia nároku, napr. aj po niekoľkých rokoch, vedeli účinne brániť naše práva a v prípade potreby predložiť relevantné dôkazy. Z uvedených dôvodov všetky osobné údaje uvedené na zákazníckej zmluve (resp. samotnú zákaznícku zmluvu), na preberacích protokoloch, faktúrach, budeme spracúvať za účelom ochrany našich oprávnených záujmov a za účelom plnenia našich zákonných povinností po dobu trvania účinnosti zákazníckej zmluvy a po jej skončení do uplynutia všetkých premlčacích lehôt (objektívnych aj subjektívnych) týkajúcich sa práv a záväzkov súvisiacich so zákazníckou zmluvou. Vizuálne záznamy z kamerových bezpečnostných systémov a GPS lokátorov na vozidlách našej spoločnosti budú uchovávané po dobu 21 dní, pokiaľ ďalej v tomto odseku alebo vo všeobecne záväznom predpise nebude uvedené inak. Účelom spracovávania týchto osobných údajov je ochrana bezpečnosti, odhaľovanie kriminality, ochrana majetku TOURIST CENTERu a tretích osôb, , a ochrana zdravia zamestnancov TOURIST CENTERu a zákazníkov, resp. ich zamestnancov.

Aké máte práva v súvislosti s Vašimi osobnými údajmi

Vaše práva, ako dotknutej osoby, sú bližšie upravené v ZOOÚ, a to konkrétne v § 19 a nasl. ZOOÚ. Medzi Vaše práva patrí:

a) právo požadovať prístup k Vašim osobným údajom (§ 21 ZOOÚ),

b) právo na opravu Vašich osobných údajov (§ 22 ZOOÚ),

c) právo na vymazanie Vašich osobných údajov (§ 23 ZOOÚ),

d) právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov (§ 24 ZOOÚ),

e) právo namietať spracúvanie Vašich osobných údajov (§ 27 ZOOÚ),

f) právo na prenosnosť Vašich osobných údajov (§ 26 ZOOÚ),

Ako dotknutá osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú, máte právo kedykoľvek odvolať Váš súhlas so spracúvaním Vašich osobných údajov. Právo odvolať Váš súhlas je však možný len v prípade, ak je výlučným právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov našou spoločnosťou iba Váš súhlas. Odvolanie Vášho súhlasu so spracúvaním tých osobných údajov, ktoré spracúvame (aj) na základe iného právneho základu nie je účinné a budeme mať aj naďalej právo, resp. povinnosť ich spracúvať. Ak teda spracúvame Vaše osobné údaje napr. na základe našej zákazníckej zmluvy k splneniu povinností v nej uvedených, alebo z dôvodu ochrany oprávnených záujmov našej spoločnosti, prípadné oznámenie o odvolaní Vášho súhlasu nebude relevantné. To platí primerane aj vo vzťahu k ostatným právam uvedeným vyššie, pokiaľ ZOOÚ nestanoví inak. Nemôžeme totiž napríklad vymazať Vaše osobné údaje, ktoré máte na faktúre, nakoľko samotnú faktúru musíme ako účtovný doklad uchovávať najmenej 10 rokov podľa predpisov o účtovníctve (viď vyššie). Takisto nemôžete odvolať súhlas so spracúvaním Vašich identifikačných údajov uvedených na našej zákazníckej zmluve, nakoľko by sme Vám nemohli poskytovať službu. To všetko platí analogicky aj na emailovú komunikáciu, ktorú ste voči našej spoločnosti realizovali z Vašej emailovej adresy. V prípade uplatnenia Vašich práv voči našej spoločnosti nás prosím kontaktuje písomne na adrese sídla našej spoločnosti: Tomanova 121, Bratislava 831 07 prípadne emailom na našej emailovej adrese: info@cityrental.sk